Het is vervelend als uw uitgaande e-mails bij de ontvanger in de spambox of  ‘ongewenste e-mail’ belanden. Vaak zien zij uw e-mail dan niet, of niet op tijd. Er zijn verschillende redenen mogelijk waarom uw e-mail als spam wordt aangemerkt.


- Uw e-mail bevat inhoud die als spam wordt gezien

- De SPF-check klopt niet

- Uw e-mailadres of de server wordt als spam aangemerkt of geblokkeerd


Hoe werkt een spamfilter?

Er zijn verschillende soorten spamfilters en iedere spamfilter werkt op een andere manier. Vrijwel alle spamfilters controleren het volgende:


  • Er worden enkele technische gegevens geverifieerd om te kijken of de mail van een betrouwbare en legitieme verzender afkomt. De bekendste zijn het SPF-record en DKIM.
  • De inhoud van uw e-mail wordt beoordeeld. Zo wordt beoordeeld of links mogelijk spam zijn, bijlagen malware bevatten of er andere verdachte inhoud in het bericht zit. Ook bepaalde woordcombinaties kunnen als spam worden aangemerkt.
  • De reputatie van het e-mailadres en de mailserver worden beoordeeld. Als een specifiek adres of een specifieke server vaak e-mail verstuurt die als spam wordt ervaren, wordt e-mail van deze verzenders als minder betrouwbaar gezien of soms zelfs helemaal geblokkeerd.
  • Op basis van bovenstaande en tientallen andere criteria wordt er een score berekend. Als de mail op te veel factoren als mogelijke spam scoort, wordt de e-mail naar de spambox verplaatst of teruggestuurd.


De inhoud van uw e-mail testen

Via mail-tester.com kunt u de inhoud van uw e-mail laten testen op spamgevoelige punten. U krijgt een e-mailadres waar u de mail die u wilt testen naartoe stuurt. Vervolgens kun je bekijken waar je mail goed op scoort en om welke redenen je mail mogelijk als spam kan worden gezien. Hoe hoger de score, hoe minder kans dat de mail als spam wordt aangemerkt. Het biedt echter geen garantie dat de e-mail goed aankomt.


Het SPF-Record klopt niet

Wat is een SPF-record?


SPF staat voor Sender Policy Framework en is een beveiligingsmechanisme om te controleren of een e-mail ook echt van het domein afkomt dat in het e-mailadres staat. De ontvangende partij kan uw domeinnaam opzoeken en kijken welke IP-adressen (servers) e-mail mogen versturen namens uw domein. Dit is een zogenoemd DNS-record, wat wij voor u instellen. Standaard kunnen alleen onze eigen mailservers e-mail versturen namens uw domeinnaam. Zo wordt voorkomen dat iedereen zich kan voordoen als u.


Waarom krijg ik een SPF-foutmelding?


Als een e-mail direct wordt teruggestuurd, heeft het regelmatig te maken met het SPF-record. U krijgt dan een foutmelding terug, zoals bijvoorbeeld:


550-SPF: [IP-ADRES] is not allowed to send mail from [DOMEINNAAM]:

550-Please see http://www.openspf.org/Why?id=[EMAILADRES]&ip=[IP-ADRES]&receiver=[ONTVANGER]

550 : Reason: mechanism


Indien u op een andere manier mail verstuurd, bijvoorbeeld via de mailserver van uw internetprovider of via een website of dienst die niet op onze server draait, dan stuurt u deze e-mail vanaf een ander IP-adres dan die van de standaard mailserver. Daardoor klopt dit adres niet met het SPF-record en wordt deze afgewezen en teruggestuurd. Indien dit het geval is kunt u twee dingen doen:


Zorg dat u e-mail verzendt via mail.[DOMEINNAAM]. Dit kunt u instellen bij de uitgaande instellingen van uw e-mailprogramma of webmail. Klik hier voor meer informatie over het instellen van uw e-mail.

Indien mail die u van uw website verstuurd (bijvoorbeeld een contactformulier of webshop) wordt teruggestuurd vanwege het SPF-record, kunt u uw programmeur verzoeken om de e-mail via onze server te sturen.


Ik krijg een melding REJECTED / DENIED / BLOCKED / BLACKLIST

Indien uw e-mail wordt teruggestuurd met een van de volgende codes, is er een probleem met uw e-mailadres, domein of de mailserver:


550 Recipient rejected

551 Denied for Spam

553 Rejected

554 Service unavailable; Client host [] blocked using Barracuda Reputation

554 Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA’s poor reputation

554 Denied (Mode: normal)

550 5.7.1 Message rejected as spam by Content Filtering

571 spam source blocked – psmtp


Bijvoorbeeld


host [SERVER] [IP-ADRES]

SMTP error from remote mail server after MAIL FROM::

553 5.3.0 Rejected – see [LINK]


In bovenstaande gevallen bent u mogelijk op een blacklist beland. Daardoor wordt alle e-mail die u verstuurd naar deze server teruggestuurd. Het kan ook zijn dat een andere gebruiker op onze server een probleem heeft, waardoor u ook overlast ervaart.